Bu yazımızda sizlerle cari kod nedir sorusunun cevabını paylaşacağız. Daha sonra ise cari kod tanımlama işlemlerinin nasıl gerçekleştirileceğini açıklayacağız. Yazımız kapsamında cari kod konusu ile ilgili detaylı bilgi sağlayan bir rehberi de sizlere sunacağız. Yazımızın sonuna geldiğimizde ise bir cari kod tanımlama işlemini gerçekleştirebilmeniz adına ihtiyacınız olan tüm talimatlara sahip olacaksınız. Cari kod, özellikle muhasebe işlemlerinde kullanılan bir terimdir. Bu terim, muhasebe işlemleri esnasında hesabı tutulmuş olan her cari için verilen özel bir kodu ifade etmektedir.
Yazımıza başlarken cari kod nedir sorusunu cevaplayacağız. Daha sonra bu konuyla önemli derecede ilintili olan terimlerin birçoğunun ne anlam ifade ettiğini açıklamaya çalışacağız. Haydi öyleyse şimdi bir cari kodun nasıl tanımlandığını açıklamadan önce cari kod nedir sorunu yanıtlayarak yazımıza başlayalım. Cari kod nedir sorusunu yanıtlarken bir cari kartın ne olduğunu da açıklayacağız.
Cari Kod Nedir?
Cari kod, muhasebe süreçlerinin gerçekleştirilmesi sırasında hesap tutulma işlemleri tamamlanmış her cari kart için tanımlanan özel bir koddur. Peki bu kodların muhasebe işlemleri açısından taşıdığı önem nedir? Bunlar, muhasebe süreçleri kapsamında ele alınan fatura, irsaliye, sipariş, teklif, tahsilat, ödeme, irsaliye, tediye, çek, senet ve banka işlemlerinin tüzel veya gerçek kişilerin hesaplarına işlenmesinde kullanılmaktadır. Bu kodlar özellikle ERP sistemleri ve muhasebe programları üzerinde söz konusu tüzel ve gerçek kişilerin bahsi geçen faaliyetlerini takip etme amacıyla kullanılır. Yani hem gerçek hem de tüzel kişiliklerin her türlü alacak ve verecek işlemleri bahsi geçen kodlar üzerinden takip edilmektedir.
Bu kodların muhasebe işlemleri bakımından ifade ettiği anlamı açıklamak adına bir örnek vermek yerinde olacaktır. Her Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı eşsiz bir Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasına sahiptir. Buna benzer bir şekilde iş dünyasında her şirketin alışveriş ilişkisinde bulunduğu gerçek ve tüzel ticari kişilikler için de bir cari kod tanımlanmaktadır. Bu bağlamda bu kodlar ticari yaşamdaki kimlik numaraları gibi düşünülebilir.
Cari Kod Nasıl Tanımlanır?
Yazımızda Cari kod nedir sorusunu cevapladık. Şimdi de bahsetmiş olduğumuz gibi bu kodların nasıl tanımlandıkları konusu hakkında bilgi verelim. Bu kodların nasıl tanımlandıklarını açıklamadan önce genel muhasebe kodlarıyla ilişkilerinin bulunması gerektiğini de belirtelim. Fakat bu konuya bir sonraki alt başlığımızda detaylı bir şekilde değineceğiz. Bahsi geçen kodlar, hesapları tamamlanmış carilere basitçe 001, 002 veya 003 şeklinde tanımlanabilir. Bunun yanında anlam, kavram ve filtreleme bakımlarından pratiklik sağlayabilmesi amacıyla gruplara da ayrılabilmeleri mümkündür. Bu gruplandırmaya örnek vermek gerekirse satıcıların cari kodları S harfi ile başlamaktadır. Yani bu kodlar S-001 şeklinde olmaktadır. Alıcıların ise kodları benzer şekilde A harfi ile başlayarak A-001 şeklinde olabilir. Hatta bu gruplandırma işlemi daha fazla kolaylık sağlayabilmesi bakımından birçok ayrıntı daha içerebilir. Mesela Ankara ilindeki satıcılar için S06-002 şeklinde veya İstanbul ilindeki alıcılar için A34-002 şeklinde kodlar tanımlanabilir. Genel muhasebe kodlarında ise alıcılar 120 ile başlar. Satıcılar ise 320 ile başlamaktadır. Bunu da bir örnekle açıklamak gerekirse alıcıların kodu 120-001 şeklinde satıcıların kodu ise 320-001 şeklinde olacaktır. Bu kodları tanımlarken genel muhasebe kodları ile özel filtreleme amacıyla kullandığınız kodlardan da faydalanabilirsiniz.
Genel Muhasebe Kodlarıyla İlişki Nasıl Olmalıdır?
Cari kodları tanımlarken genel muhasebe kodlarını da kullanabileceğinizden bahsetmiştik. Bu başlığımız altında ise bu kodların kullanımına yönelik örnekler vererek konuyu daha anlaşılır bir hale getireceğiz. Bu kodları özel filtreleme kodlarını kullanarak tanımlarken alıcılar için 120, satıcılar için ise 320 kodu kullanılır. Haydi şimdi bu genel muhasebe kodu ile özel filtreleme kodunuzun nasıl birleştirileceğini bir örnek üzerinden açıklayalım.
İstanbul ilindeki bir satıcı için genel muhasebe kodu ile birlikte kullanacağınız özel filtreleme kodu 320-34-001 şeklinde olabilir. Ya da Ankara ilinde iş yaptığınız bir alıcı için tanımlayacağınız kod 120-06-002 olarak kaydedilebilir. Genel muhasebe kodları ile ilişkili olarak kullanılan özel filtreleme kodları sizlere müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi diğer carilerden ayırabilme konusunda büyük bir kolaylık sağlayacaktır. Bu yolla onları illere veya kategorilerine göre bile gruplandırabilirsiniz. Bu bağlamda muhasebe kodları ile ilişkili olarak kullanacağınız bu özel filtreleme kodu, cari kodlarınız için anlam bütünlüğü sağlama bakımından büyük katkı sağlayacaktır. Bu konuyu da yeterli sayıda örnekle açıkladığımıza göre şimdi de cari hesap açma işlemlerinin nasıl gerçekleştirildiği konusuna geçebiliriz.
Cari Hesap Açma Nasıl Yapılır?
Yeni bir cari hesap açmak istiyorsanız kullanabileceğiniz üç farklı yöntem bulunmaktadır. İlk olarak kullanmakta olduğunuz muhasebe programından yeni cari oluştur seçeneğini seçerek ilerleyin. Bu seçeneği seçmenizin ardından karşınıza bahsetmiş olduğumuz bu üç farklı seçenek çıkacaktır. Bu seçenekler yeni cari, firmadan cari ve ilgili kişiden cari olarak karşınıza çıkacaktır. Bu aşamada firmadan cari veya ilgili kişiden cari seçeneğini tercih ederek devam etmenizi tavsiye ederiz. Çünkü bu seçenekler ileriki süreçlerde karşı karşıya kalabileceğiniz karışıklıkları önleme konusunda size yardımcı olacaktır. Bu seçenekler üzerinden ilerleyebilmeniz için ise kullanmakta olduğunuz muhasebe programınızın adres modülüne giriş yapmanız gerekmektedir. Buradan da ilgili firma ve ilgili kişi kartı oluşturmanız gerekir.
Eğer muhasebe sisteminizde herhangi bir kaydı bulunmayan bir cari oluşturmak istiyorsanız yeni cari seçeneği üzerinden ilerleyebilirsiniz. Bu seçenek üzerinden yeni bir cari hesap oluşturarak bir cari kart içerisine veriler işleyebilirsiniz. Sistem, işlemiş olduğunuz bu veriler ışığında otomatik olarak arka planda ilgili kişi veya ilgili firma kartını oluşturmaya başlayacaktır. Yeni bir cari hesap oluşturma işlemleriniz kullanmakta olduğunuz muhasebe programlarına göre belirli aşamalarda farklılıklar gösterebilir. Fakat bu işlemlerde temel süreç tam olarak bahsetmiş olduğumuz şekilde işlemektedir.
Portiga Kurucusu