ERP uygulamaları özellikle işletmeler için oldukça önemli bir yere sahiptir. Firmalar, iş akışlarının doğru, uyumlu ve zamanlamaya uygun yürütülmesine ihtiyaç duyarlar. Bunu da çok sayıda farklı departmanlar arasında sağlamak her zaman kolay bir iş değildir. Teknolojinin gelişmesiyle günümüzde bir işletmede bulunabilecek hemen hemen her departmana yönelik farklı bilgisayar sistemleri ve yazılımları geliştirilmektedir. Çünkü her departman bağlı olduğu firmada farklı bir alanda hizmet verir. Bu yüzden bu alanın özel ihtiyaçlarına yönelik farklı ekipman ve sistemlere ihtiyaç duyarlar. Peki bu kadar fazla çeşitliliğin bulunduğu bir çalışma ortamında firmaların iş akışlarını tamamen uyumlu ve optimize bir şekilde gerçekleştirebilmeleri nasıl mümkün olabilir? İşte tam da bu aşamada devreye ERP uygulamaları girmektedir. ERP uygulamaları ve ERP modülleri bu kapsamda firmaların yardımına koşmaktadır. Firmaların iş akışlarını bütünlük içerisinde ve en verimli şekilde planlayabilme, sürdürebilme ve yönetebilmeleri adına en iyi seçenektir. Peki ERP uygulamaları ve ERP modülleri ne için kullanılır? Hadi şimdi bu soruların cevaplarını açıklayalım.
ERP Uygulamaları Ne İçin Kullanılır?
ERP uygulamaları firmaların departmanlarının kullanmakta oldukları farklı sistemler arasında bir bütünlük sağlar. ERP uygulamaları bu bütünlüğü sağlayan birçok farklı modüllere sahiptir. İşte bu modüllere ERP modülleri deniyor. Yani, bir kurumsal organizasyonun kaynaklarını ve süreçlerini planlayan ve yöneten ERP yazılımı modülleridir. Bir kurumsal organizasyonda işlemekte olan her bir farklı süreci planlamak, takip etmek ve yönetmek için o sürece özgü geliştirilmiş ERP modülleri gereklidir. Haydi şimdi bu ERP modülleri hakkında biraz daha bahsedelim.
- Satış süreci ERP modülleri sırasıyla şunlardır:
- Teklif modülü
- Sipariş modülü
- Sevkiyat ve irsaliye modülü
- Fatura modülü
- Tahsilat modülü
- Tedarik süreci ERP modülleri
- Üretim süreci ERP modülleri
- Finans süreci ERP modülleri
- İnsan kaynakları süreci ERP modülleri
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreci ERP modülleri
- Genel muhasebe süreci ERP modülleri
Gördüğünüz gibi bir işletmenin her sürecine yönelik çok sayıda ERP modülleri bulunmakta. Bu ERP modülleri sayesinde tüm bu süreçler optimize ve uyumlu bir şekilde ilerlemektedir.
Hangi İşletmeler ERP Uygulamalarını Kullanabilir?
ERP uygulamaları günümüzde her türlü işletmeye hitap etmektedir. ERP uygulamaları artık her işletme tarafından kullanılmaktadır. Bu durum teknolojinin gelişmesiyle artık bir zorunluluk haline gelmiştir. Çünkü her firma ve işletmede yer alan farklı departmanlar çok sayıda farklı sistemler kullanabilmektedir. Bu farklı sistemler üzerinden ortak kaynakların verimli bir şekilde kullanılması ve planlanması pek mümkün olmamaktadır. ERP uygulamaları şu tür kurumlar tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır:
- İşletmeler, firmalar
- Devletler veya hükümetler
- Devlet kurumları
- Vakıflar
- Kar amacı gütmeyen yerel veya uluslararası kuruluşlar
Yukarıda sıralamış olduğumuz organizasyonlar için ERP uygulamaları, karlılığı veya verimliliği artırma gibi konularda oldukça kritik bir öneme sahiptir. Herhangi bir organizasyonda belirli bir süreci yürütebilmek adına birden fazla departmanla aynı anda uyumlu bir şekilde çalışmak gerekir. Bu süreç hem yorucu hem de oldukça zaman alan bir süreçtir. ERP uygulamaları tüm bu süreçleri en verimli şekilde ve en kısa sürede yürütebilmenin en iyi yoludur. Bu yüzden küçük işletmeler bile organizasyonel süreçlerini kolaylaştırmak adına ERP sistemlerini kullanmaktadır.
ERP Çözümü Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Peki, gereksinimlerinize göre hangi ERP altyapısını tercih etmelisiniz. Haydi şimdi bu konuda size yardımcı olalım.
- Bulut tabanlı ERP yazılımları
Bu tür yazılımlar organizasyonunuza ait verileri bulut yazılımı içerisinde merkezi olarak yönetir. Organizasyonda bulunan kullanıcılar bulutta yer alan tüm bu verilere bir tarayıcı üzerinden kolayca erişebilir. Yazılımın BT altyapısını ERP hizmetinizin sağlayıcısı yönetir. Bu yüzden uygulamayı kontrol etmek ve kullanmak daha kolaydır. Ayrıca genel masrafı da oldukça azdır.
- Şirket içi ERP yazılımları
Bu tür bir ERP yazılımı, kullanan organizasyonun tesislerinde bulunan bilgisayar ve ekipmanlar üzerinden çalıştırılır. Bu süreçlerin tamamını organizasyonun BT ekibi yönetir. Bu yüzden BT ekibine kaynak aktarımı oldukça fazla olabilir.
- Hibrit ERP yazılımları
Adından da anlaşılacağı gibi bu tür yazılımlarda ERP sistemlerine ait bazı öğeler bulutta saklanır. Aynı zamanda birtakım elementler de şirket içi ERP yazılımı sisteminde saklanmaktadır. Bu yüzden bu sistem iki katmanlı ERP sistemi olarak da adlandırılmaktadır. Organizasyonlar bu tür sistemleri genelde basit ve ölçeklenebilir olduğu için tercih ederler.
ERP Uygulamalarının Kurumlara Sağladığı Yararlar Nelerdir?
Haydi şimdi ERP sistemlerinin organizasyonlara sağladığı faydaları maddeler halinde sıralayalım.
- Mobilite avantajları
- Tahmine dayalı analiz yapabilme imkanı
- Akıllı raporlama yeteneğine sahip olması
- Basitleştirilmiş BT altyapısına sahip olması
- Diğer sistemlere göre daha düşük riskler içermesi
- Esnek, yapılandırılabilir ve sağlam sistemlere sahip olması
- Kullanıcılara gerçek zamanlı veri görünürlüğü sunması
- Çok sayıda farklı süreci tek bir sistemde toplayarak işletmelerin genel verimliliklerini artırmalarına yardımcı olması
- Özellikle bulut ERP sistemlerinin düşük altyapı maliyetleriyle hizmet sağlayabilmesi
- Hem basit hem de karmaşık verilerin çıkarılmasını sağlayarak otomatik bir şekilde akıllı raporlama sağlayabilir
- Farklı departmanların ortak olarak hareket edebilmeleri için tek bir platform sunar.
- Departmanların karşılıklı bağımlılıklarını azaltarak geliştirilmiş işletme faaliyetlerine zemin hazırlar
Bazı Kurumların ERP Uygulamasını Benimsemekten Çekinme Nedenleri
Tamamen entegre bir ERP sistemine geçmek hiçbir organizasyon için kolay bir süreç değildir. Bu organizasyonlar için oldukça büyük bir adımdır. Çünkü entegre bir ERP sistemini uygulamak kolay bir süreç değildir. Bu durumu en iyi şekilde, oldukça çarpıcı bir anket sonucu ile açıklayabiliriz. Technology Evaluation Centers 2018 senesinin Haziran ayında bu konu ile ilgili bir anket çalışması yürüttü. Bu anket çalışmasının sonuçlarına göre ERP sistemlerine geçiş yapan organizasyonların neredeyse yarısı ilk denemelerinde bu süreci başarı ile tamamlayamadılar. Rakamlardan da anlaşılacağı gibi herhangi bir organizasyonun bu süreci ilk denemede başarılı bir şekilde tamamlama ihtimali %50’den fazla değil. Bu durumun tabi ki belli başlı sebepleri vardır. Bu sebeplerin en başında, işletmelerin ERP sistemlerine başarılı bir şekilde geçiş yapabilmeleri için yeterli altyapısının bulunmaması gelir. Bunun yanı sıra işletmelerin sahip oldukları sistemlerin de ERP sistemleri ile uyumlu olmamaları en önemli sebeplerden birisidir. Bu yüzden birçok organizasyon ve işletme ERP sistemlerini benimsemekten çekinir.
ERP Uygulamasına Gereksinim Duyduğunuzu Gösteren İşaretler
Eğer organizasyonunuzun ihtiyaçlarını doğru tespit edip, bu ihtiyaçlara uygun ERP sistemlerini uygularsanız çok daha hızlı bir şekilde doğru kararlar alabilirsiniz. Siz ve organizasyonunuza dahil olan herkes böylece gereksiz işlemlerden kurtulmuş olacak. Ayrıca bu durum organizasyonunuzun maliyet tablosunda da önemli miktarlarda azalmalara sebep olacaktır. Organizasyonunuza dahil her personel ve yönetici gerekli durumlarda doğru iş bilgilerine en kısa zamanda erişebilecek.
Eğer yönettiğiniz organizasyonda iş verimliliğiniz istediğiniz seviyelerde değilse ve organizasyonel süreçlerin işlemesi oldukça zaman alıyorsa işletmenizin bir ERP altyapısına ihtiyacı vardır. İşletmenizin ERP yazılımı kullanması gerektiğini gösteren en önemli işaretlerden birisi de organizasyonunuzun kaynaklarını planlamada ve yönetmede yaşanan zorluklardır. İşletmeniz de bu durumları yaşıyorsa iyi bir ERP yazılımı sorunlarınız çözmenin en iyi yolu olabilir.
Portiga Kurucusu