E-faturalar düzenlendikleri süreden itibaren belirli bir zaman dilimi boyunca saklanmak zorundadırlar. Buna ek olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) vergi mükellefleri tarafından düzenlenen e-faturalar için herhangi bir saklama hizmeti sunmuyor. E-faturaların saklanması ve muhafaza edilmesi ile işletmenizin mali işleri gibi konularda destek almak için DİA Yazılım gibi hizmetlerden faydalanmayı değerlendirebilirsiniz.
Bu yazımızda sizlere e-fatura saklama zorunluluğu ile ilgili bilmeniz gerekenleri anlatacağız. Keyifli okumalar.
E-Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir?
E-Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir?
E-faturaları saklamak vergi mükelleflerinin yükümlülüğüdür. Eğer e-faturalarınızı Gelir İdaresi Başkanlığı internet portalı üzerinden düzenliyorsanız e-faturalarınızın saklanması sizin sorumluluğunuzdadır. GİB Portal e-faturaları kendi bilgi işlem sistemlerinde saklı tutmazlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı Portalının arşivleme bölümü ise gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilmesinde işe yarıyor. Posta kutusunda ve gönderilenler kutusundaki trafiği biraz olsun azaltıyor. Bu ekranlarda yer alan faturalar kullanıcılar tarafından kendi bilgisayarlarında ya da depolama alanlarında muhafaza edilmelidir. Buna ek olarak; saklama hizmeti veren yetkili kuruluşlardan da faydalanabilirsiniz.
E-Fatura Saklama Zorunluluğu Kaç Yıldır?
Vergi Usul Kanunu’nu baz aldığımızda e-faturaların saklanması, ilgili faturanın düzenlendiği ya da alındığı yıldan itibaren ilk 5 yıl ile zorunludur. Türk Ticaret Kanunu’nda ise bu süre 10 yıldır.
E-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre e-fatura mükellefleri hem düzenledikleri hem de kendi adlarına düzenlenen faturalar için yasal süre zarfları içinde e-faturaları muhafaza etmek ve gerek görüldüğünde e-faturaları ibraz etmek zorundadırlar.
Buna ek olarak, e-faturaların veri bütünlüğünün korunabilmesi ve e-fatura kaynağının inkar edilemezliğinin garanti altına alınabilmesi için faturalar mali mühür ile kayıt altına alınmalıdır. Mali mührün doğruluğu ve geçerliliği sadece elektronik ortamda sağlanabilir.
Fatura mükellefleri, düzenlemiş oldukları ve aldıkları tüm e-faturaları, faturaların üzerlerindeki mali mührü de kapsayacak şekilde yasal zaman çerçevesi içinde elektronik, manyetik ya da optik alanlarda muhafaza etmek ve gerektiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
E-Fatura Kağıt Olarak Saklanabilir mi?
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi e-faturaların veri bütünlüğü ve fatura kaynağının inkar edilemezliği mali mühür ile sağlanır. Mali mühür ise yalnızca elektronik ortamda sağlanabilir. Bu sebeple e-faturaların kağıt olarak saklanıp basılması mümkün değildir.
e-Fatura Saklama Gereklilikleri
E-faturaların saklanması ile ilgili net çizgiler bulunmamaktadır. Ancak e-faturaların saklanması ve ibrazı ile ilgili işinizi kolaylaştırabilecek ve sizi karmaşadan kurtaracak bazı hususlar vardır. GİB Portal’da saklanacak faturaların sayısı ve saklama süresi ile ilgili kesin bir sınır yoktur. Bununla birlikte 6 aydan önce gönderilen ve gelen faturalar ile yanıtlar portaldan silinir. Böylelikle 6 aydan eski faturalarınız sistemden kaldırılır.
Daha önce de bahsettiğimiz gibi e-faturaların saklanması kısmına GİB’in bir müdahalesi yoktur. Mükellefler, e-faturalarını kendileri muhafaza etmek zorundadırlar. Burada dikkat etmeniz gereken husus ise e-faturaların geçerli kabul edilebilmesi için formatının XML belgesi olmasıdır. Aynı şekilde e-faturaya ait zarf numarasını bilmek sizi olası anlaşmazlıklardan ve problemlerden kurtaracaktır.
e-Arşiv Uygulaması ile e-Fatura Saklama Hizmeti Arasındaki Farklar
e-Arşiv Uygulaması ile e-Fatura Saklama Hizmeti Arasındaki Farklar
Yazımızda belirttiğimiz gibi e-faturaların saklanması fatura kapsamında oluşturulan tüm bilgi ve mühürlerin saklanmasını kapsar. E-arşiv uygulamasında ise durum böyle değildir. E-arşiv uygulaması e-fatura dışında kesilen faturaların e-arşiv faturalarını oluşturur. Böylelikle ikincil nüshaların elektronik alanda saklanmasını sağlar. Ek olarak e-arşiv uygulamasında muhafaza edilen nüshalar belirlenen formata göre aylık olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanarak bildirilir.
E-arşiv uygulamasında düzenlenen faturalarda düzenleme tarihi ile düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi gerekiyor. E-arşiv olarak düzenlenen belgelerin 3 haneli bir birim kodu ile 13 haneli belge numarası bulunur. Ayrıca aynı belge numarası birden fazla kez kullanılamaz.
GİB Portal’da e-Fatura Saklama ve Süresi
Yukarıda da belirttiğimiz gibi Gelir İdaresi Başkanlığı e-faturalarınızı saklamakla ilgilenmez. Ancak GİB Portal’ı taslaklarınızın biriktiği bir havuz gibi düşünebilirsiniz. Portalda tutulan faturaların sayısı ile ilgili sınırlama yoktur ancak belirttiğimiz gibi 6 ay ve üzeri zaman diliminde portalda bulunan faturalarınız sistemden kaldırılır. GİB Portal’da arşivlediğiniz e-faturalarınızı indirerek bilgisayarınızda ya da depolama alanınızda saklamanız gerekmektedir.
Arşivden indirip ayrıca bir depolama alanınızda saklamadığınız e-faturaların saklanma sorumluluğu GİB’e ait değildir. Tekrar belirtmiş olalım ki; e-faturalarınızın saklanması ve muhafaza edilmesi sorumluluğu size aittir.
Portiga Kurucusu