ERP seçimi, işletmenizin ticari hayatını etkileyebilecek önemli bir olaydır. ERP sistemleri, modern iş dünyasının kalbinde yer alır. İşletmelerin rekabet ortamında varlıklarını sürdürebilmeleri ve karlılıklarını koruyabilmeleri gerekir. Bunun için iş dünyasının değişen dinamiklerine ve taleplerine hızlı bir şekilde yanıt verebilmeleri önemlidir. İşte bu noktada ERP sistemleri, işletmelerin bu süreçlerde ihtiyaç duydukları esnekliği ve hızı sağlama konusunda son derece başarılıdır. Fakat gerek sektörel farklılıklar gerekse de organizasyon anlayışındaki özgünlükler sebebiyle, her işletme için aynı ERP sistemi uygun olmayabilir. Bu yüzden ERP seçimi yaparken dikkat edilmesi gereken birçok kriter mevcuttur. Biz de bu yazımızda sizin için bu kriterleri içeren bir rehber hazırladık. Bu rehberin ERP modüllerinin seçimi konusunda size yardımcı olacağına inanıyoruz. Öyleyse haydi şimdi başlayalım.
ERP Seçim Stratejisi Oluşturma
Doğru ERP seçimi için her şeyden önce kurumunuzun ilgili departmanlarının yöneticilerinden oluşan karar verici bir mekanizma oluşturmalısınız. Bu ekip, işletmenizin, departmanlar bazında gereksinimlerine hakim olmalıdır. Bu sayede işletmenizin hedeflerine uygun, en ideal ERP seçimini yapabilmek adına gerekli stratejileri oluşturabilirler. ERP seçimi yapacak ekibin, bu seçimin kurumunuzu ne ölçüde etkileyebileceğinin bilincinde olması son derece önemlidir. Aynı zamanda, bu ciddi dönüşüm için gerekli araştırmaların sürdürülmesi ve sonuçlandırılması adına gayretli olmaları da önemlidir. İşletmeniz için doğru ERP modüllerinin seçimi konusunda da aynı titizlik ve özveriyle çalışmaları gerekir.
ERP Seçim Kriterleri
ERP Seçimi #1: Kurumsal Hedeflere Uygunluk
Her kurum ve organizasyon, önünü net bir şekilde görebilmek ister. Bu sebeple koşulların gerekliliklerine göre rotasını belirlemek için çeşitli stratejiler geliştirirler. Bu stratejiler dahilinde belirlenen hedefler, kurumların, gelecekte nerede olmak istediklerini daha net ortaya koyar. Bu hedefler ve ihtiyaçlar da ERP modüllerinin seçimini belirleme konusunda etkili olur. İhtiyaçlarınız ve maliyet gibi etkenleri göz önünde bulundurarak ERP modüllerinin seçimini yapabilirsiniz.
ERP Seçimi #2: İş Süreçlerine Uygunluk
İş takibinin yapılması ve iş süreçleri ile ilgili raporlar oluşturulması, günümüz işletmelerinin en fazla zorluk yaşadığı süreçlerdendir. Bu durum, iş verimliliğini artırma konusunda büyük önem taşıdığı için titizlikle ele alınması gereken kritik bir konudur. Bir ERP seçimi yaparken bu süreçleri en etkili şekilde raporlayabilecek uygun yazılımı tercih ettiğinizden emin olun. Aynı şekilde ERP modüllerinin seçimi konusunda da iş süreçlerini ihtiyaçlarınıza göre raporlayabilecek uygun modülleri tercih edin. Bu modüller size öncelikli olarak mevcut iş süreçlerini en baştan tasarlayabilme avantajı sağlayacaktır. Bunun yanı sıra tüm ERP uygulama uyarlama süreçlerinin başarıyla sonuçlanma ihtimallerini de önemli seviyede artıracaktır.
ERP Seçimi #3: Tedarikçi Firmanın Destek ve Hizmetlerinin Değerlendirilmesi
Tercih etmeyi düşündüğünüz ERP sistemlerinin geliştiricileri itibarlı ve başarılı olabilirler. Peki, tercih ettiğiniz ERP sistemini, kurumunuza uygulayacak olan tedarikçi şirketin yapısı hakkında da yeterli bilgiye sahip misiniz? Eğer, bu soruya cevabınız hayır ise tercihinizi tekrar gözden geçirmenizi şiddetle öneririz. Çünkü, dünya genelindeki tüm ERP projelerinin başarısız olma sebepleri arasında en büyük paya yetersiz tedarikçi desteği sahiptir. İşletmeniz için uygun bir ERP seçimi yaparken, bu seçimin tamamen uzun vadeli bir seçim ve yatırım olduğunu unutmamalısınız. ERP sisteminizi tedarik ettiğiniz firma da size bu uzun süre zarfında, yani gelecekte, her türlü konuda destek sağlayabilecek bir yapıda olmalıdır. Bu yüzden, ERP sistemini tedarik edeceğiniz şirketi de belli başlı kriterlere göre değerlendirmelisiniz. Bu kriterleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Tedarikçi şirketin uzun vadeli hedeflerini analiz edin.
- Bu hedefleri gerçekleştirmek adına belirlemiş oldukları stratejileri inceleyin.
- Tedarikçi firmanızın hangi sektörlere ağırlıklı olarak hizmet verdiğini araştırın. Ayrıca, bu sektörlerle alakalı yeterli bilgi birikimine sahip olup olmadıkları konusunda da detaylı bir araştırma yapın.
- Tedarikçi firmanızın coğrafi konumunu, işletmenizin ve işletmenize bağlı merkezlerin konumuna göre değerlendirin.
ERP Seçimi #4: Kurumsal Değişim Planlarının Değerlendirilmesi
ERP çözümleri, her kurum için ciddi bir dönüşüm sürecini de beraberinde getirmektedir. Kurumunuzun, bu dönüşüm sürecini minimum dirençle karşılamasını sağlamalısınız. Bunun için, ERP uygulamalarının en büyük etkiyi yaratacağı bölümlerde ve pozisyonlarda son kullanıcılara yönelik eğitim planlamaları oluşturmanız gerekecektir. Aynı şekilde, işletmelerin, bu sürecin minimum sorunla ilerleyebilmesi adına etkili bir iletişim planına da ihtiyaçları olacaktır. Bu sayede ERP projesinin başarısızlıkla sonuçlanma ihtimali en aza indirilir. ERP çözümlerinin işletmenizde meydana getireceği ciddi dönüşüm sürecinin içerdiği riskleri minimum seviyelere indirmek mümkündür. Bunun için etkili eğitim ve iletişim planlarına sahip olduğunuzdan emin olun.
ERP Seçimi #5: Yazılım İşlevselliğinin Değerlendirilmesi
Hem ERP seçimi hem de ERP modüllerinin seçimi süreçlerinde tercih edilecek yazılımın, kurumsal ölçeğinize uygun bir altyapıya sahip olması son derece önemlidir. Peki, sizin tercih edeceğiniz ERP programı, işletmenizin hem mevcut hem de uzun vadeli gereksinimlerini karşılayabilecek yeterli teknolojiye ve altyapıya sahip mi? Eğer bu konuda net bir cevaba sahipseniz, ERP projesine başlama sürecinde önemli bir yol kat etmiş durumdasınız. Fakat, bir noktayı da unutmamak gerekir ki, her ölçekten kurumun uzun vadeli ihtiyaçları sürekli olarak değişmektedir. Yani, kurumlar daima yeni çözümlere ihtiyaç duymaktadır. Bu sebeple, bir ERP seçimi yaparken yalnızca kurumunuzun mevcut gereksinimlerini göz önünde bulundurmak yanlış bir tercih yapmanıza sebep olabilir. ERP seçimi ve ERP modüllerinin seçimi süreçlerinde işletmenizin ihtiyaç duyduğu işlem hacmine ve çalışan sayısına yeterli olabilecek tercihler yapmaya dikkat edin.
ERP Seçimi #6: Yazılımın Teknik Altyapısının Değerlendirilmesi
Tercih edeceğiniz ERP sisteminin, kurumunuza ait diğer sistemlerle ve uygulamalarla entegre halde çalışması gerekecektir. Bu sebeple, tercih edeceğiniz ERP Yazılımı modüllerinin, işletmenize ait diğer sistemlerle sorunsuz bir şekilde çalışabilecek yeterli teknik altyapıya sahip olması gerekir. ERP modüllerinin seçimini yaparken, yazılımın teknik altyapısı ile ilgili göz önünde bulundurmanız gereken başlıca unsurları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Kurumunuzun kullanmakta olduğu diğer sistem ve uygulamalarla entegre halde çalışabilmesi
- Artan işlem hacmi ve veri yükünde yazılım performansının ölçeklenebilir olması
- Sektörel ve kurumsal ihtiyaçlara göre uyarlanabilir veya özelleştirilebilir olması
- Parametrik bir yapıya sahip olup olmadığı
- Tercih edeceğiniz ERP yazılımının, farklı kurumlar tarafından daha önceden kullanılıp kullanılmadığı
- Karşılaşılan sorunlara karşı dış çözümlere gereksinim duyup duymayacağı
- Performans kaybı olmaksızın alternatif işletim sistemlerinde çalışabilirliği
- Farklı veri tabanları ile uyumluluğa sahip olması
ERP Seçimi #7: Uyarlama Stratejisinin Değerlendirilmesi
ERP modüllerinin seçimini yaparken kurumsal düzeydeki gereksinimler önemli rol oynamaktadır. Bu yüzden, işletmenize kuracağınız ERP sisteminin, bu kurumsal ihtiyaçlara göre uyarlanabilir olması oldukça önemlidir. Bu bağlamda, tercih edeceğiniz ERP yazılımının yeterince esnek ve hızlı bir şekilde uyarlanabildiğinden emin olun. İşletmeniz uluslararası platformlarda da ticari faaliyetlerde bulunuyor olabilir. ERP yazılımının, bu faaliyetlere yönelik çeşitli para birimleri ile işlem yapmaya müsait olması gerekir. Benzer şekilde, farklı dil destekleri sunuyor olması da dikkat edilmesi gereken unsurlar arasında yer almaktadır. Bu kriterleri sağlayan ERP yazılımları arasından kullanım kolaylığı konusunda en verimli ve kolay öğrenilebilir olan ERP yazılımını tercih edebilirsiniz.
Portiga Kurucusu