Bu yazımızda e-defter nedir ve e defter başvuru nasıl yapılır gibi konuların cevabını vereceğiz. E-defter, dijital dönüşüm sürecinde işletmelerin her türlü işlemlerini elektronik ortamlarda kolayca gerçekleştirebilmelerine yardımcı olan nispeten yeni bir dijital uygulamadır. Bildiğiniz gibi dijital çağ hem kişisel yaşantımızı hem de ekonomik hayatı kökünden değiştiriyor. İşte bu köklü değişim sürecine ayak uydurma konusunda işletmeler çoğu zaman zorluklar yaşamaktadırlar. Ekonomik yaşantının kesintiye uğramaması adına işletmelerin bu zorlukları aşabilmeleri için de birçok resmi düzenleme gerçekleştirilmektedir. E-defter de işletmelerin bu dijital dönüşüm sürecine ayak uydurabilmelerine yardımcı olacak elektronik bir uygulamadır.
E Defter Nedir?
İşletmelerin resmi olarak ticari faaliyetlerde bulunabilmeleri adına bazı defterlere sahip olmaları gerekir. Bunlar Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre düzenlenmiş zorunlu defterlerdir. İşte bu defterlerin işletmelere kolaylık sağlamak adına elektronik ortamlarda düzenlenmiş hallerine e-defter adı verilmektedir. Bu defterler elektronik ortamlarda hazırlandıkları için herhangi bir baskı işlemine de gerek duyulmaktadır. Benzer şekilde e-defterlere kaydedilecek bilgiler de elektronik ortamlarda düzenlenebilmekte ve yine aynı şekilde bu ortamlarda güvenle saklanabilmektedirler. Bu defterlerde yer alan her bilgi resmi açıdan ispat olarak kullanılabilmektedir.
E-defter uygulamasının işletmelere sağladığı bir başka avantaj ise muhasebe programlarından bağımsız bir şekilde kayıtlar oluşturabilmesidir. Bu uygulama ile ilgili bilmeniz gereken önemli bir nokta daha var. Eğer işletmeniz e-defter uygulamasını kullanmaya başladıysa artık normal defterlerde resmi olarak kayıt tutamayacaktır. Yani, işletmenizin bu uygulamayı kullanmaya başlamasıyla birlikte fiziki defterleri için kapanış tasdiki işlemlerini vakit kaybetmeden gerçekleştirmesi zorunludur.
E Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Artık e-defterin ne olduğu hakkında yeterli bilgiye sahip olduğunuza göre e defter başvuru süreci hakkında da bilgi sahibi olmak isteyebilirsiniz. Öyleyse sizi hiç bekletmeden hemen e defter başvuru nasıl yapılır sorusunu cevaplayalım. E defter başvuru sürecinde takip etmeniz gereken bazı adımlar vardır. Bu adımlar gerçek ve tüzel mükelleflere göre birtakım farklılıklar gösterebilmektedir. E defter başvuru sürecinde izlemeniz gereken adımları şu şekilde sıralayabiliriz:
- İlk olarak edefter.gov.tr adresine gidin.
- Bu adreste yer alan e defter başvuru formunu eksiksiz bir şekilde doldurun.
- Ardından, e defter başvurusu için gerekli taahhütnameyi de uygun bir şekilde doldurun.
- E defter başvuru formu ve taahhütnamesini doldurduktan sonra gerçek kişiler bu belgeleri kendilerine ait nitelikli dijital imza veya mali mühür ile onaylamalıdırlar.
- Tüzel kişiler ise bu belgeleri yalnızca e defter başvurusu gerçekleştirilen kuruma ait mali mühür ile onaylayabilmektedirler.
- E defter başvuru nasıl yapılır konusuyla ilgili son olarak, işletmelerin e-defter oluşturma ve işleme işlemlerini yalnızca GİB uyumluluk onaylı programlar aracılığıyla tamamlayabileceklerini de belirtelim.
E Defter’in Avantajları Nelerdir?
E defter başvuru nasıl yapılır sorusunu da yanıtladığımıza göre, işletmenizin bu uygulamaya geçerek ne gibi avantajlar sağlayabileceğini de açıklayalım. İşletmeler için defterleri saklamak adına oluşturulan arşivler hem maliyet hem de ekstra iş yükü gerektirmektedir. E-defter uygulamasının ilk faydası da burada ortaya çıkmaktadır. İşletmenizin e-defter uygulamasını kullanmaya başlamasıyla arşiv maliyetlerinden tamamen kurtulabilirsiniz. Bu durum aynı zamanda hem iş yükü hem de zaman konusunda da büyük tasarruflar sağlayacaktır.
İşletmenizin e-defter uygulamasına geçmesinin bir diğer önemli faydası da çevreyi korumaya yönelik sağlamış olduğu katkıdır. Bu uygulama ile hem kağıt gereksinimi hem de kağıt atıklar önemli ölçüde azalacaktır. E-defter, defterlerinizin sayfa bazında çıktılarını alıp notere onaylatma zorunluluğunu da ortadan kaldırır. Elektronik olarak düzenlenen belgelerinizi ihtiyaç duyduğunuz her işlem için onaylı bir şekilde kullanabilirsiniz. Peki ya güvenlik? Bildiğiniz gibi işletmenize ait defterleri saklamak, maliyet gereksiniminin yanı sıra güvenlik ihtiyacını da ortaya çıkarmaktadır. E-defter uygulaması sayesinde defterleriniz hiçbir güvenlik tehdidi olmadan elektronik ortamlarda saklanmaktadır.
E Defter Uygulamasından Kimler Yararlanabilir?
E-defter uygulamasından yararlanmak isteyenlerin ilk koşul olarak ticari faaliyetlerde bulunan tüzel veya gerçek bir kişiliğe sahip olmaları gerekmektedir. Bu kişiler defterlerini dijital ortamlarda oluşturma, kaydetme ve saklama gibi işlemleri gerçekleştirme hakkına sahiptirler. Bu kişiler aynı zamanda dijital ortamlarda hazırlamış oldukları bu defterleri resmi olarak da ibraz edebilirler. Fakat bu tüzel ve gerçek kişilerin tüm bu işlemleri gerçekleştirebilmeleri için de belirli koşulları karşılayabiliyor olmaları gerekmektedir. Haydi şimdi bu koşulların neler olduklarına bir göz atalım.
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, gerçek kişilerin NES sahibi olmalarını zorunlu kılmaktadır.
- E-defter uygulamasından yararlanmak isteyen tüzel kişiler de mali mühür sahibi olmalıdırlar. Ayrıca e-fatura olarak bilinen uygulamadan da resmi olarak yararlanabiliyor olmaları gerekmektedir.
- GİB, e-defter uygulamasından faydalanmak isteyen tüzel ve gerçek kişilerin, tüm e-defter işlemlerini, kendisinin onaylamış olduğu programlar ile gerçekleştirmelerini zorunlu kılmaktadır. Bu sebeple işletmeler, e-defterleri oluşturma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibraz etme gibi işlemleri GİB onayı almış uyumlu programlar üzerinden gerçekleştirmelidir.
E Defter Uygulaması Kimler İçin Zorunludur?
E-defter uygulamasından kimlerin faydalanma hakkına sahip olduklarını açıkladık. Fakat, e-defter uygulamasını zorunlu olarak kullanması gereken tüzel ve gerçek kişiler de bulunmaktadır. Peki bu tüzel ve gerçek kişiler kimlerdir? Kanunen, e-defter uygulamasını kullanmakla yükümlü olan tüzel ve gerçek kişiler bazı ticari kriterleri sağlıyor olmalıdırlar. Bu kriterleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Brüt olarak 10 milyon TL veya daha fazla satış hasılatına sahip gerçek veya tüzel kişiler.
- 2019 senesinden itibaren EPDK’dan, Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 1 sayılı listede bulunan ürünler dolayısıyla lisans almış olan gerçek ve tüzel kişiler.
- 2019 senesinden itibaren EPDK’dan, Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 3 sayılı listede yer alan imal, inşa ya da ithal faaliyetlerinde bulunmuş gerçek veya tüzel kişiler.
- Aracı hizmetleri sağlamakta olan gerçek ve tüzel kişiler.
- İnternet reklamcılığı faaliyetlerinde bulunan tüm gerçek ve tüzel kişiler.
- Sebze ve meyve ile ilgili ticari faaliyetlerde bulunan tüm tüccarlar ve komisyoncular.
- Türk Ticaret Kanunu hükümlerine istinaden bağımsız denetime tabi tüm firmalar, 10.09.2019 tarihi itibariyle, kendileri için belirlenen tarihlerde e-defter uygulamasına geçmek zorundadırlar.
E Defter Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?
Yazımızda e-defter nedir ve e defter başvuru nasıl yapılır gibi soruların cevaplarını detaylı olarak açıkladık. Konu ile ilgili henüz açıklamamış olduğumuz sadece bir önemli nokta kaldı. E-defter uygulamasına geçmiş olan işletmeler uygulamaya nasıl giriş yapabilirler? Öncelikle şunu belirtmemiz gerekir ki e-defter uygulamasına giriş yapabilmenin tek yolu bir mali mühre veya dijital imzaya sahip olmaktır. Bunun dışında hiçbir metot ile uygulamaya girişinizi sağlayabilmeniz mümkün değildir. Eğer bir mali mühre veya dijital imzaya sahipseniz e-defter uygulamasına giriş yapabilmeniz için ihtiyaç duyabileceğiniz yazılımsal ve donanımsal gereksinimleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- E-defter uygulamasına giriş yapacağınız bilgisayarda Oracle JRE programının en az 1.6 sürümü kurulu olarak bulunmalıdır.
- Ayrıca, sahip olduğunuz akıllı karta ait tüm donanımsal sürücüler de kullanmakta olduğunuz sistemlerinizde kurulu olarak bulunmalıdır.
- E-defter uygulamasına en kolay giriş yapabileceğiniz bazı tarayıcılar da vardır. Bu tarayıcılar başlıca olarak Google Chrome, Firefox, Safari ve Opera gün tarayıcılardır.
Portiga Kurucusu