Otel yönetim sistemi nedir? Dijitalleşme süreci günlük yaşantımızın yanı sıra iş yaşantısında da gittikçe yaygınlaşıyor. Günümüzde neredeyse her sektör dijitalleşmenin sunmuş olduğu ileri teknolojinin nimetlerinden faydalanmakta. Bu süreç otelcilik sektöründe de kendisini otel yönetim sistemleri ile göstermektedir. Otel yönetim sistemleri otellerin geleneksel iş süreçlerini dijital ortamlara taşıyarak dönüştürmektedir. Otel yönetim sisteminizi ERP yazılımı ile dijital mecraya taşıyarak süreçlerinizi zaman ve mekandan bağımsız yönetebilir, sistemlerinizi yazılım ile entegre ederek süreçleriniz üzerinde tam hakimiyet kurabilirsiniz. Bu sayede otel yönetimine ait tüm süreçlerin işleyişini daha karmaşık bir halden daha düzenli bir hale dönüştürebilmeniz mümkün olur.
Verimlilik, özellikle otelcilik sektöründe başarının anahtarıdır. Hizmet anlamında verimliliği sağlayamayan her işletme kaliteli bir konuk hizmeti sunabilme konusunda daima yetersiz kalacaktır. Bu noktada otelcilik sektöründe faaliyet gösteren her işletmenin en büyük yardımcısı otel yönetim sistemleri olmaktadır. Öyleyse konu hakkında daha detaylı bilgi sahibi olmak isteyenler için otel yönetim sistemi nedir sorusuyla yazımıza başlayalım.
Otel Yönetim Sistemi Nedir?
Otel yönetim sistemi nedir sorusunu dijital dönüşüm süreçleri çerçevesinde cevaplamak çok daha doğru olacaktır. İş dünyasında dijital dönüşüm çerçevesinde hemen hemen tüm iş süreçleri artık tamamen dijital ortama aktarılmış durumdadır. Bu sayede iş süreçleri çok daha hızlı bir işleyişe kavuşmakla birlikte iş süreçlerinde meydana gelebilecek hata payları da minimum düzeylere indirilmiştir. Bu sebeple iş süreçlerindeki dijitalleşmenin sağlamış olduğu en büyük avantaj da kendisini verimliliği artırma konusunda gösterir.
İş dünyasındaki bu dijitalleşme akımının otelcilik sektöründeki yansıması da otel yönetim sistemleri olarak kendisini göstermektedir. Peki bir otel yönetim sistemi nedir ve ne işe yarar? Otelcilik sektöründe en önemli konulardan birisi gün içerisinde gerçekleşebilecek her türlü iş probleminin en kısa süre içerisinde çözüme kavuşturulmasıdır. Bu da otelcilik sektöründeki hizmet odaklı tüm sorunların en kısa süre içerisinde ve tamamen profesyonel bir anlayışla çözüme kavuşturulması zorunluluğunu ortaya çıkarmaktadır. Bu bağlamda bir otel yönetim sistemi, otellerin merkezlerinde yer alarak söz konusu bu süreçlerin tek bir merkezden hızlı ve profesyonel bir şekilde yönetilebilmesine olanak sağlar.
Otel yönetim sistemlerinde yer alan en temel iş süreçleri arasında ise ön büro, rezervasyon, otel check-in ve check-out işlemleri ile faturalandırma işlemleri yer almaktadır. Herhangi bir otel yönetim sisteminin klasik anlamda yönetebileceği en temel iş süreçleri bunlardır. Ancak bununla birlikte otel yönetim sistemleri teknolojideki ilerlemeler sayesinde sektörel ihtiyaçlara göre de büyük ölçüde özelleştirilebilmektedir. Bu sayede otel türü işletmeniz için tüm yönetim departmanlarınızı hem doğrudan hem de dolaylı olarak yönetebileceğiniz kapsamlı bir otel yönetim sistemi temin edebilmeniz son derece mümkündür. Bu tür yazılımlar sektörde gelişmiş otel yönetim sistemleri olarak bilinmektedir. Gelişmiş otel yönetim sistemleri işletmelere birçok departman ve iş sürecinde tam bir hakimiyet sağlamaktadır. Bu departman ve iş süreçlerini şu şekilde sıralayabiliriz:
- Etkinlik yönetimi
- Pazarlama
- İnsan kaynakları
- Yeme ve içme faaliyetleri
- Muhasebe
- Personel yönetimi
Konaklama Yönetim Sistemleri
Otel yönetim sistemi nedir sorusunu detaylı bir şekilde cevapladık. Şimdi de bu sistemlerle ilgili daha derin konuları irdelemeye başlayabiliriz. Bir otel yönetim sisteminde bulunması gereken en önemli özelliklerden birisi de oda yönetimidir. Oda yönetimi kapsamında öncelikli olarak house keeping faaliyetlerinin ön büro ve departman yetkililerine bildirilmesi sağlanmaktadır. Bununla birlikte tesislerde gerçekleşebilecek market, SPA, kuaför ve restoran gibi her türlü ek hizmetin tek merkezden anlık olarak takip edilebilmesi ve yönetilmesi de mümkün hale gelmektedir.
Oda yönetim paneli sayesinde house keeperlar işleriyle ilgili her türlü işlemi hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Bu panel üzerinde tesiste yer alan her oda tek bir liste içerisinde sunulmaktadır. House keeperlar bu liste içerisinde ister tek tek isterse de toplu bir şekilde seçimler yaparak odaların durumlarını anlık bir olarak değiştirebilir veya güncelleyebilirler. Bu listede konaklayan misafirlere ait her türlü konaklama detayı da bulunmaktadır. Oda yönetim paneli hosue keeperların sistem üzerinde gerçekleştirmiş oldukları her işlemi otomatik olarak kayıt altına almaktadır. Bununla birlikte house keeperlar bu listede yer alan odalara notlar ekleyebilir ve bu notları sistem üzerinden doğrudan resepsiyonistlere iletebilirler.
Otel Yönetim Sistemi Özellikleri Nelerdir?
Bir otel yönetim sistemi sayesinde tesislerinize gelen her misafirin rezervasyon, check-in ve check-out işlemlerini tamamen pratik ve hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Bu sistemler otel yöneticilerine etkin ve anlık raporlamalar da sağlamaktadır. Bu raporlar sayesinde misafirlerin rezervasyon, çıkış ve ödeme durumlarını tek bir panel üzerinden takip edebilir ve yönetebilirsiniz. Aynı zamanda bu sistemler sayesinde acentalarınızı tek bir merkezden kolayca yönetebilme olanağına da sahip olursunuz. Otel yönetim sistemlerinin sunmuş olduğu tahminleme özelliği sayesinde söz konusu acentelerinizi performans bakımından da değerlendirebilirsiniz. Otel yönetim sistemleri otel yöneticilerine gelir ve gider kalemlerini tek bir modül üzerinden takip edebilme ve yönetebilme olanağı da sağlamaktadır. Bu sistemler sağlamış oldukları satış analizi raporlarıyla tesislerinizi doluluk ve kontenjan durumları bakımından anlık olarak takip edebilmenizi de mümkün kılmaktadır. Otel yönetim sistemleri birçok muhasebe programı ile de tam entegre bir şekilde çalışabilmektedir. Bu sayede bu sistemler üzerinden muhasebe verilerinizi de senelik, aylık ve günlük periyotlarla kontrol edebilirsiniz. Birçok otel yönetim sistemi, kullanıcılarına, misafirlerinin memnuniyetlerini ölçebilecekleri özel anketler düzenleyebilme olanağı da sağlamaktadır.
Otel Yönetim Programı
Bir otel yönetim programı sayesinde hem tesislerinizdeki iş yükünü azaltabilir hem de tüm iş süreçlerinden sağlanan verimi maksimize edebilirsiniz. Otel yönetim programlarına her zaman ve her yerden erişebilirsiniz. Aynı zamanda gerekli gördüğünüz personelleri yetkilendirerek onların da sisteme erişebilmelerini sağlayabilirsiniz. ERP yazılımları ile entegre ettiğiniz otel yönetim programında yer alan modüller işletme yöneticilerine büyük avantajlar sağlamaktadır. Bu modüller sayesinde oteliniz veya tesisleriniz ile ilgili her türlü iş sürecini tek bir merkezden hızlı ve pratik bir şekilde takip edip yönetebilirsiniz. Otel yönetim programlarında yer alan başlıca modülleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Ön Büro Yönetimi
- Doluluk, Kontenjan ve Satış Analizleri
- Acente Kontrat Yönetimi
- Kasa ve Fatura İşlemleri
- House Keeping (Oda Yönetimi)
- Gelir ve Gider Analizleri
- Finans Yönetimi
- Müşteri İlişkileri
- Hizmet Rezervasyon
- Anket
- Restoran Yönetimi
- Muhasebe Entegrasyon
- İnsan Kaynakları
- Otel İnternet Paylaşımı
- Kapı Sistem ve Santral Entegrasyonu
Portiga Kurucusu