Proforma terimi, hazırlanacak olan resmi nitelikteki bir belgenin, nezaketen ve formalite icabı oluşturulan resmi nitelikte olmayan bir ön sürümünü ifade etmek için kullanılır. Bu açıklamadan da anlaşılacağı üzere proforma fatura, resmi nitelikte olmayan bir ön fatura şeklinde ifade edilebilir. İlgili fatura, işletmeler ve kurumlar arasında gerçekleştirilecek olan alışverişe dair nezaketen düzenlenen bir teklif faturasıdır. Söz konusu faturaların en büyük faydayı sağladığı sektör ise ithalat ve ihracat sektörleri olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu sektörlerde gerçekleştirilmesi planlanan söz konusu ticari faaliyetlere yönelik bir teklif faturası şeklinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu sebeple günümüzde birçok ERP Yazılımı muhasebe modülü de bir proforma fatura düzenleyebilmenize olanak sağlamaktadır.
Bu faturalar formalite icabı düzenlenen ve resmi olmayan faturalar olduklarından yasal ve mali yükümlülük de taşımazlar. Bu faturanın kesilmesi herhangi bir ödeme işleminin gerçekleştirilmesine sebep olacak mal sevkiyatı veya hizmet sağlanmasının gerçekleştirileceği anlamına gelmez. Yazımızın devamında size bilmeniz gereken her şeyi anlatıyor olacağız. Keyifli okumalar!
Proforma Fatura Nedir?
Yazımızın önceki bölümünde de bahsetmiş olduğumuz üzere ilgili faturalar, ticari faturaların yerini tutan olmazsa olmaz fatura tipleri değildirler. Bu faturaların en önemli işlevleri hem alıcıların hem de satıcıların kendi iş süreçlerini çok daha etkin bir şekilde sürdürebilmelerine katkı sağlamalarıdır. Bu bağlamda söz konusu faturalar alıcı ve satıcı tarafların kendi iş süreçlerini daha hızlandıracak nitelikte özelleştirilebilme imkanına da sahiptir.
Bu faturalar alıcı ve satıcı taraflar arasında gerçekleştirilmesi karara bağlanmış olan ticari anlaşmaların ilerlemesini daha pratik bir hale getirmeyi amaçlar. Buradan da anlaşılacağı üzere bir söz konusu fatura, üzerinde anlaşma sağlanan veya sağlanması planlanan herhangi bir ticari faaliyete dair süreçleri hızlandırmak amacıyla düzenlenen bir ön taslaktır. İlgili faturalar, faturanın düzenlenme sebebi olan ticari faaliyete dair; işin niteliği, miktarı, fiyatı ve ilgili süreçleri belirtme amacı taşıyan ve resmi nitelikte olmayan bir ön taslaktır.
Proforma Fatura Neden Düzenlenir?
Proforma Fatura Neden Düzenlenir?
Proforma faturalar, resmi nitelikte olmadıklarından dolayı öncelikli amaçları söz konusu ticari faaliyetlere yönelik iş süreçlerini hızlandırmaktır. Fakat kimi faturalar anlaşma sağlanması halinde kolayca resmi bir faturaya dönüştürülebilecek şekilde de düzenlenebilirler.
Bu faturaların öncelikli amacı ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için yapılacak tekliflere yönelik nezaketen bir ön taslak sunmaktır. Bununla birlikte ilgili faturalar ticari faaliyetleri belirli bir plan dahilinde hızlandırarak yürütmek amacıyla da hazırlanabilirler. Günümüzde birçok ticari faaliyetin gerçekleşebilmesi için birtakım izinler alınması gerekmektedir. Bununla birlikte yine aynı şekilde, birçok ticari faaliyette anlaşmaya varıldığını ifade etmek amacı ile resmi anlaşmalar imzalanmadan ön ödeme işlemleri gerçekleştirilmektedir. İşte tam olarak bu gibi durumlar amacıyla da ilgili faturalar düzenlenebilmektedir.
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Söz konusu faturayı düzenlemek için öncelikle temiz görünümlü hazır bir şablona ihtiyacınız olacak. Fatura düzenlemek için sırasıyla şu adımları takip etmeniz yeterli olacaktır:
- Hazırlayacak olduğunuz faturanızın sağ üst köşesine proforma numarasını ve tarihini yazın.
- Sol üst köşeye ise satıcı ve alıcı tarafları yazın.
- Söz konusu faturaların orta bölümüne gövde adı verilmektedir. Bu bölümde faturanın düzenlenmesine sebep olan söz konusu mal ve hizmetler yer almaktadır.
- Son olarak da düzenlemiş olduğunuz belgenin üzerine “proforma fatura” ibaresini eklemeniz gerekmektedir.
Proforma Fatura Özellikleri
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi ilgili faturaların bilinmesi gereken en önemli özellikleri arasında bu belgelerin resmi nitelikte olmamaları yer almaktadır. İlgili faturalar Maliye Bakanlığı’nın ilgili usullerine tabi olan resmi nitelikteki faturalar değillerdir. Bu bağlamda bu faturaların herhangi yasal bir hükmü bulunmaması dolayısıyla damga vergisi gibi süreçlere de tabi olmamaktadırlar. Bu faturalar çoğu zaman resmi nitelikteki faturalarla birebir olacak şekilde düzenlendiklerinden üzerlerinde mutlaka proforma ibaresi yer almalıdır.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Bu faturayı hazırlamak için matbaalarda basım yaptırabilirsiniz. Bununla birlikte eğer faturanızı kendiniz hazırlamak istiyorsanız bir antenli kağıt edinerek yukarıda anlatmış olduğumuz fatura düzenleme adımlarını takip edebilirsiniz. Ticaret ve vergi hukuku ile ilgili kanuni hükümlerde ilgili faturanın nasıl hazırlanacağına dair herhangi bir bilgi yer almamaktadır. Bu sebeple bu faturalar, tarafların ilgili iş süreçlerini hızlandıracak bir şekilde geniş çaplı olarak özelleştirilebilirler.
Proforma Faturada Olması Gerekenler
Söz konusu faturaların hiçbir yasal ve mali yükümlülük taşımadıklarını belirtmiştik. Peki bu faturalar ne işe yararlar? İlgili faturalar ne gibi amaçlarla düzenlenirler? Söz konusu faturalar, satıcı firma tarafından alıcı tarafı bilgilendirmek amacıyla birçok detayla birlikte düzenlenen bir ön fatura niteliğindedir. Bu faturaların üzerinde yer alan bu detaylı bilgileri ise şu şekilde sıralayabiliriz:
- Faturanın düzenlenme tarihi
- Faturanın düzenlenmesine sebep olan söz konusu mal ve hizmetlerin cinsi
- Faturanın düzenlenmesine sebep olan söz konusu mal ve hizmetlerin miktarları veya süresi
- Faturanın düzenlenmesine sebep olan söz konusu mal ve hizmetlerin hem TL cinsinden hem de döviz cinsinden fiyatı
- Malların menşei ve ambalaj özellikleri
- Teslimat şekli
- Ödeme şekli
- Yüklenme tarihi
- Nakliye özellikleri
- Alıcı ve satıcı taraflara ait firma veya isim, soy isim bilgileri, adres ve iletişim bilgileri
- Navlun ve sigorta prim tutarları
- Faturayı düzenleyen kişinin imzası
Portiga Kurucusu